اگر شما هم قصد تحصیل در دانشگاه‌های خارج از کشور را دارید، باید کاملاً با مراحل اپلای آشنا شوید. یکی از مهم‌ترین مراحل اپلای، ارسال ایمیل به اساتید خارجی و گرفتن تأییدیه از آن‌ها برای تحصیل در دانشگاه موردنظرتان است.

از آنجایی که این دسته از اساتید تعداد بسیار زیادی ایمیل دریافت می‌کنند، باید سابجکت (Subject) یا موضوع مناسبی برای ایمیل خود انتخاب کنید تا استاد بتواند در اسرع وقت درخواست شما را مطالعه کرده و پاسخ مناسب را به شما ایمیل کند.

اگر می‌خواهید بدانید سابجکت ایمیل برای اپلای باید دارای چه خصوصیاتی باشد، خواندن ادامه این مطلب را از دست ندهید. ابتدا به اهمیت نحوه نوشتن ایمیل برای اپلای اشاره خواهیم کرد.

سابجکت و متن مربوط به ایمیل اپلای‌ باید در خلاصه‌ترین حالت ممکن، هدف شما از اپلای و پیشینه تحصیلی و پژوهشی شما را برای استاد بیان کند.

بیان انگیزه به تنهایی کافی نیست، بلکه باید خود را فردی مسئولیت‌پذیر،‌ دارای قابلیت یادگیری سریع و پرتلاش معرفی کنید تا استاد به پذیرش شما مجاب شود. همانطور که گفتیم، سابجکت و متن باید بسیار خلاصه باشد چرا که اساتید دانشگاه‌های بزرگ، بسیار پرمشغله هستند و ممکن است نتوانند ایمیل‌های طولانی را مطالعه کنند.

بنابراین ایمیل شما باید به صورت هوشمندانه و مختصر نوشته شود. اما قبل از پرداختن به نحوه نوشتن ایمیل، بهتر است به کارهایی که باید پیش از نوشتن ایمیل بپردازید اشاره کنیم.

قبل از نوشتن ایمیل برای اپلای، نکات زیر را مدنظر قرار دهید.

۱.مراجعه به صفحه شخصی استاد در وبسایت دانشگاه یا مؤسسه آموزشی

به هر استاد که در یک دانشگاه یا مؤسسه آموزشی مشغول تحقیق و تدریس باشد، یک صفحه شخصی در وبسایت دانشگاه تعلق می‌گیرد. بنابراین می‌توانید با مراجعه به صفحه شخصی استاد در وبسایت دانشگاه، بیوگرافی و حوزهای تحقیقاتی مورد علاقه او را بخوانید.

انجام این کار بسیار مهم است، چرا که گاهی اساتید در صفحه شخصی خود اعلام می‌کنند که به تعدادی دانشجو برای شرکت در یک تحقیق یا پژوژه خاص نیاز دارند. همچنین با شناخت حوزه‌های مورد علاقه استاد موردنظر خود، می‌توانید در رزومه خود به کار روی این موضوعات به صورت برجسته اشاره کنید.

باید به استاد نشان دهید که درباره او به اندازه کافی تحقیق کرده‌اید و با مقالات، نوشته‌ها، تحقیقات و پژوهش‌هایی که در آن نقش داشته به خوبی آشنا شده‌اید. این موارد در جذب شما تأثیر فراوانی دارد.

 گاهی نیز ممکن است اساتید به نکات خاصی برای نوشتن ایمیل اپلای اشاره کرده باشند و حتماً از دانشجویان خواسته باشند که این نکات را رعایت کنند. در این صورت، اگر سابجکت یا نکات مدنظر استاد را رعایت نکرده باشید، ایمیل شما به هیچ وجه دیده نخواهد شد.

 

۲.اطمینان از داشتن حداقل های مورد نیاز برای پذیرفته شدن در دانشگاه

تنها زمانی ایمیل را برای استاد ارسال کنید که بدانید تمامی مدارک لازم را جمع آوری کرده‌اید (یا اینکه بدانید حداقل در آینده‌ای نزدیک، مدارک خود را تکمیل خواهید کرد). علاوه بر این باید حداقل‌های مربوط به پذیرفته شدن در دانشگاه مورد نظر خود را (نظیر معدل، نمره زبان، توصیه نامه‌ها و غیره) را فراهم کرده باشد.

سابجکت یا عنوان ایمیل به استاد برای اپلای باید چگونه باشد؟

پس از این که پیش‌نیازهای نوشتن ایمیل برای اپلای را فراهم کردید، حال نوبت به نوشتن ایمیل می‌رسد. قبل از این که به سراغ متن ایمیل بروید، ابتدا باید یک سابجکت مناسب برای ایمیل خود بنویسد.

به خاطر داشته باشید، اولین چیزی که استاد هنگام دریافت ایمیل می‌بیند، سابجکت یا عنوان ایمیل شماست. اساتیدی که در دانشگاه‌های معتبر دنیا مشغول تدریس هستند، روزانه ده‌ها یا شاید هم هزاران ایمیل دریافت می‌کنند.

بسیاری از این ایمیل‌ها، از طرف دانشجویانی است که قصد اپلای و همکاری با استاد موردنظر خود را دارند. یک استاد ممکن است صدها ایمیل مربوط به این موضوع را دریافت کرده و تنها تعداد محدودی از آن‌ها را بخواند. از بین تمام ایمیل‌های خوانده شده نیز، درخواست تعداد محدودی از متقاضیان (با توجه به ظرفیت‌های در نظر گرفته شده) پذیرفته می‌شود.

اگر ایمیل شما سابجکت نداشته باشد احتمال خوانده شدن آن توسط استاد، بسیار پایین است. اما حتی با نوشتن سابجکت نیز ممکن است استاد آن را یک راست به سطل زباله منتقل کند! یک ایمیل با سابجکت نامناسب، می‌تواند به راحتی شانس شما را برای گرفتن تأیید از یک استاد از بین ببرد.

مهم ترین نکات نوشتن سابجکت ایمیل به استاد برای اپلای

سعی کنید سابجکت ایمیل شما به هیچ وجه شامل سلام و احوال پرسی و سایر موارد غیرضروری نباشد. همچنین نوشتن کلماتی مانند فاند (Fund)، اسکالرشیپ (scholarship) و فلوشیپ (Fellowship) در عنوان ایمیل به هیچ وجه توصیه نمی‌شود.

بهترین سابجکت، باید حاوی کلماتی باشد که نشان دهد شما قصد اپلای و انجام کار و تحقیق در یک زمینه خاص را دارید. بنابراین استفاده از کلمه PROSPECTIVE STUDENT که به معنای دانشجوی آینده است، در عنوان ایمیل به شدت توصیه می‌شود. این کلمه نشان می‌دهد که شما قصد تحصیل در دانشگاهی که استاد در آن مشغول به کار است را دارید و تا حد زیادی موضوع ایمیل شما را برای استاد روشن خواهد کرد. بهتر است مقطعی که می‌خواهید در آن تحصیل کنید را نیز ذکر کنید.

اشاره به ترم تحصیلی، مورد دیگری است که باید در عنوان ایمیل رعایت کنید. مثلاً اگر می‌خواهید برای تحصیل  در ترم پاییز سال ۲۰۲۳ پذیرش بگیرید، بهتر است این مورد را در سابجکت ایمیل ذکر کنید.

ذکر حوزه مورد علاقه‌تان برای تحقیق یا ذکر علاقمندی برای کار در زمینه‌های تحقیقاتی مورد علاقه استاد، آخرین نکته‌ای است که باید در نوشتن سابجکت ایمیل برای اپلای در نظر بگیرید. در مثال زیر، نمونه‌ای از عنوان ایمیل را می‌بینید که تمامی موارد ضروری در آن پوشش داده شده است:

Fall 2023 prospective PhD student: Interested in your field of research

اما همانطور که گفتیم اگر استاد مورد نظر شما شیوه خاصی را برای نوشتن عنوان ایمیل در نظر گرفته باشد، باید کاملاً مطابق خواسته او سابجکت را بنویسید.

سایر نکات مهم برای ایمیل به استاد خارجی برای اخذ اپلای